Havneudviklingsudvalget

Emne:    Udvikling af Rungsted Havn, 12. Havneudviklingsudvalgsmøde

Deltagere:

Jørgen Thorsell, formand og havnebestyrelsesmedlem
René Van Laer, havnebestyrelsesmedlem  
Knud Nordby, havnebestyrelsesmedlem
Otto B. Christiansen, havnebestyrelsesmedlem
Erling Madsen, havnebestyrelsesmedlem 
Morten Slotved, borgmester og kommunalbestyrelsesmedlem
Thorkild Gruelund, kommunalbestyrelsesmedlem
Henrik Klitgaard, kommunalbestyrelsesmedlem
Caroline Victoria Christensen, kommunalbestyrelsesmedlem 
Ann Lindgren Lindhardt, kommunalbestyrelsesmedlem
Pernille Halberg Salamon, kommunaldirektør

Deltager ud over HAU medlemmerne:
Anders Ulf Søderberg, Havnechef
Rune Munch Christensen, Leder af Vej & Park
Louise Hvingtoft Hansen, Ingeniør i Vej & Park
Esben Milling, ”konstitueret” projektleder (referent)

Fraværende:

Fratrådte: Andreas Møllenborg, Projektleder

Dagsorden:

1.    Velkommen v Jørgen Thorsell (JT) 
2.    Intet referat fra sidste møde endnu v JT
3.    Projektleder på havneprojektet v Rune Munch Christensen (RMC)
4.    Forsinkelse i leverancen men ikke projektet v RMC
5.    Tidsplan for politisk godkendelse v Pernille Halberg Salamon (PHS)
6.    Tidsplan for projektet v RMC
7.    Status for økonomien v RMC
8.    Kommunikation – pressemeddelelse om senere leverance v RMC
9.    Eventuelt v JT
10.    Afslutning v JT

Beslutningsreferat:

Pkt. 2: Referat fra HAU-møde den 23/10 er ikke udsendt endnu grundet pkt. 3.

Pkt. 3: Andreas er fratrådt. Esben Milling har midlertidigt overtaget projektledelsen.

Pkt. 4: For at få et bedre projektgrundlag og dermed også mere sikkert anlægsoverslag er der behov for flere og grundigere forundersøgelser.
På grund af myndighedstilladelser kan en del af undersøgelserne først 
udføres i januar/februar 2024. Kvalificeringen af Ideoplægget, version 2, til udvidelsen af havnen bliver derfor først afleveret ultimo marts 2023. 

Pkt. 5: Foreløbig udgave af det reviderede skitseprojektet præsenteres for HAU i uge 6.
Tidsplan for HAU og politisk godkendelse:
•    Ca. 10. april: Endelige leverance 1. møde i HAU 
•    Ca. 19. april: Endelig leverance 2. møde i HAU
•    Ultimo april: Temamøde med hele kommunalbestyrelsen og Havnebestyrelsen
•    Ca. 29 april: Havnebestyrelsen
•    8. maj: Økonomiudvalg
•    27. maj: Kommunalbestyrelse

Pkt. 6: Rune (RMC) redegjorde for tidsplanen efter godkendelse af Ideoplægget. Tidsplanen for udførelse af anlægsarbejderne forventes fortsat at holde.

Pkt. 7: Budgettet for 2023 på 7.400.000 kr. holder.

Pkt. 8: Kommunalbestyrelsen og Havneudvalget er i mail orienteret om forsinkelsen af rådgivernes første leverance.

Der udsendes en pressemeddelelse om forsinkelsen. Er sendt 8.12.2023.  

Geotekniske boringer på land og vand udføres fra den 8. januar. Der bliver sat en besked op på Facebook.

Emne:    Udvikling af Rungsted Havn, 11. Havneudviklingsudvalgsmøde

Deltagere:

Jørgen Thorsell, formand og havnebestyrelsesmedlem
René Van Laer, havnebestyrelsesmedlem  
Knud Nordby, havnebestyrelsesmedlem
Otto B. Christiansen, havnebestyrelsesmedlem
Erling Madsen, havnebestyrelsesmedlem 
Morten Slotved, borgmester og kommunalbestyrelsesmedlem
Thorkild Gruelund, kommunalbestyrelsesmedlem
Henrik Klitgaard, kommunalbestyrelsesmedlem
Caroline Victoria Christensen, kommunalbestyrelsesmedlem 
Ann Lindgren Lindhardt, kommunalbestyrelsesmedlem
Pernille Halberg Salamon, kommunaldirektør
Andreas Møllenborg, Projektleder

Deltager ud over HAU medlemmerne:
Rune Munch Christensen, Leder af Vej og Park
Anders U. Söderberg, Havnechef

Fraværende:

Referat:

1.    Godkendelse af referat v. Jørgen Thorsell
•    Godkendt uden bemærkninger

2.    Budgetaftale – orientering v. Morten Slotved
•    Morten Slotved orienterede om
•    Havnen er ikke en del af budgettet, det har der været fuld enighed om. Det fremgår også af budgetaftalen. Det betyder dog ikke, at alle kommunalbestyrelsesmedlemmer står bag havnen, når den skal behandles igen.

3.    Havnens stade v. Anders Söderberg
•    Anders Söderberg orienterede om
•    Havnen har det fint. Tilstandsrapporten viste, at poblemerne ikke er bevet større
•    Stormen gav ikke problemer
•    Restaurering af havnen forventes at koste ca. 37,3 mio. kr. ud over de allerede udskiftede flydebroer. Forskellen skyldes primært tidsforskydninger.
•    En restaurering af havnen af haven er alene at sætte den nuværende havn i stand
•    Det akutte investeringsbehov er indenfor 3 år på 5 mio. kr. på gæstebroen og kranen
•    Om 5-10 år kommer det store investeringsbehov
•    Det er glædeligt, at havnen ikke er værre end det tidligere har tydet på. 

4.    Tidsplan for politisk behandling og hvor er vi i processen v. Pernille Halberg Salamon og Rune Munch Christensen
•    Det blev besluttet, at den endelige politiske beslutning om stop/go i kommunalbestyrelsen bliver udskudt til marts.
•    Der skal indlægges et loop ind i godkendelsesproceduren, så HAU får mulighed for at gennemgå materialet med rådgiver
•    Materialet udsendes til HAU den 6. januar 2024
•    HAU’s møde den xx januar bliver et temamøde, hvor rådgiver gennemgår materialet
•    Umiddelbart efter udsendes materialet til hele Havnebestyrelsen og Kommunalbestyrelsen
•    Der afholdes temamøde for Kommunalbestyrelsen og Havnebestyrelsen forud for behandling i Havnebestyrelse, Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse

5.    Hvad har vi sat rådgiver til? v. Andreas Møllenborg 
•    Andreas Møllenborg orienterede om

6.    Status på økonomien v. Andreas Møllenborg
•    Andreas Møllenborg Rune Munch Christensen orienterede om
•    Vi holder budgettet 

7.    Kommunikation v. Rune Munch Christensen
•    Rune Munch Christensen orienterede om
•    Der skal en planche ud. Går i trykken indenfor 2 uger

8.    Eventuelt v. Andreas Møllenborg

9.    Afslutning v. Jørgen Thorsell 

Emne:    Udvikling af Rungsted Havn, 10. Havneudviklingsudvalgsmøde

Deltagere:

Jørgen Thorsell, formand og havnebestyrelsesmedlem
René Van Laer, havnebestyrelsesmedlem  
Knud Nordby, havnebestyrelsesmedlem
Otto B. Christiansen, havnebestyrelsesmedlem
Erling Madsen, havnebestyrelsesmedlem 
Morten Slotved, borgmester og kommunalbestyrelsesmedlem
Thorkild Gruelund, kommunalbestyrelsesmedlem
Henrik Klitgaard, kommunalbestyrelsesmedlem
Caroline Victoria Christensen, kommunalbestyrelsesmedlem 
Ann Lindgren Lindhardt, kommunalbestyrelsesmedlem
Pernille Halberg Salamon, kommunaldirektør
Andreas Møllenborg, Projektleder

Deltager ud over HAU medlemmerne:
Rune Munch Christensen, Leder af Vej og Park
Anders U. Söderberg, Havnechef

Fraværende:

Referat

1. Godkendelse af referat v. Jørgen Thorsell
   Referat godkendt
2. Havneprojektet og erhvervslivet v. Knud Erik Nordby
   Havnebestyrelsen har været i dialog med erhvervslivet på havnen om projektet
   Knud Erik Nordby orienterede om, at han har gennemført en rundspørges blandt Erhvervsforeningen Rungsted Havns (ERH) 24 medlemmer viser fuld opbakning til projektet. 
   Erhvervsdrivende der ikke er medlem af ERH indgår ikke i rundspørgen. Følgende er derfor ikke hørt: Burger Grillen, Club Riva, Joe & the Juice, Havnens Hair og Wellness, samt Oddies – kaffebar.
   HAU bad om at opsamling på rundspørgen samt medlemsliste for erhvervsforeningen vedlægges referatet.
3. Den levende havn – også under anlæg v. Andreas Møllenborg
   Hvordan holder vi liv i havnen
   Andreas Møllenborg orienterede om, at et af HAUs  succeskriterier er, at: ”Havnen skal være velfungerende for alle brugere under og efter byggefasen. Herunder bl.a. sejlerne, kulturliv, erhvervsliv og god trafik- og parkeringsafvikling”. Der er derfor stor fokus på netop dette, mens der bygges.
   De store arbejder på molerne vil primært forgå fra vandet og vil derfor ikke har den store påvirker havnen. 
   De store arbejder planlægges udført om vinteren, hvor havnen er mindre aktiv
   Byggeplads etableres, så parkeringsarealet påvirkes mindst muligt.
   Som bygherre og grundejer sætter vi rammen for størrelsen og placeringen af byggepladsen, samt adgangsforhold til og fra.
   Det er først senere i processen at byggepladserne placeres..
4. Hvor er vi i processen? v. Andreas Møllenborg
   Frem mod jul skal rådgiver gennemgå og kvalificere skitseforslaget til udviklingen af havnen.. 
   I processen arbejder rådgiver sig et spadestik dybere, så der opnås et bedre og mere forsvarligt beslutningsgrundlag. Herefter skal der træffes beslutning, om projektet skal fortsætte frem til næste Stop and Go-beslutning. 
5. Rammesætning af opgaven v. Andreas Møllenborg
   Hvad skal rådgiver leverer til december? Drøftelse vedr. grundlaget for den økonomisk forsvarlig beslutning
   Andreas Møllenborg orienterede om, at rådgiver skal levere overslag på følgende tre versioner:
   Version 0.0  –  Renovering af eksisterende havn.
   Version 0.1  –  Renovering + udvikling af rekreative 
                              elementer på eksisterende havn.
   Version 1.0 –  Det fulde projekt: Renovering + udvidelse + udvidelse af rekreative elementer på hele havnen, som vedtaget 
   Såfremt budgettet ikke kan overholdes i version 1, udarbejdes der en version, som overholder budgettet. 
6. Klimasikring af havnen v. Rune Munch Christensen
   Hvordan sikrer vi havnen mod havvandsstigninger og stormflod?
   Rune Munch Christensen orienterede om, at alle nye elementer sikres mod stormflod og havvandsstigninger.
   Der skal lægges en plan for, hvordan de eksisterende elementer på et senere tidspunkt sikres. 
   Den konkret model besluttes senere, men det forventes, at der arbejdes med flere tidsperspektiver, fx et scenarie om 20, 50 og 100 år.
   
7. Kommunikation v. Andreas Møllenborg
   HAU var enige om, at fremdriften i projektet skal kommunikeres. Der opsættes nye plancher med en simpel tidslinje og meddelelse om, at der er valgt rådgivere.
8. Rådgiver præsenterer sig selv v. Totalrådgiver og Bygherrerådgiver
   Fremtidige nøglepersoner fra rådgiver præsenterer sig selv og deres team
9. Eventuelt v. Andreas Møllenborg
10. Afslutning v. Jørgen Thorsell

Emne:    Udvikling af Rungsted Havn, 9. Havneudviklingsudvalgsmøde

Deltagere:

Jørgen Thorsell, formand og havnebestyrelsesmedlem
René Van Laer, havnebestyrelsesmedlem  
Knud Nordby, havnebestyrelsesmedlem
Morten Slotved, borgmester og kommunalbestyrelsesmedlem
Thorkild Gruelund, kommunalbestyrelsesmedlem
Henrik Klitgaard, kommunalbestyrelsesmedlem
Pernille Halberg Salamon, kommunaldirektør
Erling Madsen, havnebestyrelsesmedlem  
Ann Lindgren Lindhardt, kommunalbestyrelsesmedlem
Louise Hvingtoft Hansen, Projektleder 
Andreas Møllenborg, Projektleder

Deltager ud over HAU medlemmerne:
Rune Munch Christensen, Leder af Vej og Park
Anders U. Söderberg, Havnechef

Fraværende:
Otto B. Christiansen, havnebestyrelsesmedlem
Caroline Victoria Christensen, kommunalbestyrelsesmedlem

Dagsorden:

1. Velkommen v. Jørgen
2. Godkende af forrige referat v. Jørgen
3. Hvor er vi i processen
• Status på udbud:
- Totalrådgiver, resultat af prækvalifikation
- Bygherrerådgiver, resultat af prækvalifikation
- Totalrådgiver, tidsplan og proces
- Bygherrerådgivere, tidsplan og proces
• Næste fase:
- Rådgivers granskning af anlægsprogram, med henblik på tids, økonomi- og kvalitetssikring
4. Økonomi
• Status på projektøkonomi
5. Kommunikation
6. Eventuelt
7. Afslutning v. Jørgen
• Afrunding og opsamling

Referat:

1. Velkommen v. Jørgen
Jørgen bød velkommen
2. Godkende af forrige referat v. Jørgen
Referat godkendt
3. Hvor er vi i processen
Status på udbud:
- Totalrådgiver, resultat af prækvalifikation
▪ Fem firmaer er gået videre til tilbudsfasen. Der er modtaget fem tilbud, som evalueres i de næste par uger.
▪ HAU vil blive orienteret om resultatet via mail medio juni.
▪ Der blev stillet spørgsmål til om der gælder kædeansvar for rådgiveren, og dette blev bekræftet.
- Bygherrerådgiver, resultat af prækvalifikation
▪ Der er udvalgt fem firmaer, der kan byde på opgaven.
- Totalrådgiver, tidsplan og proces
▪ Der evalueres pt. på de fem tilbud, og i uge 22 vil der være valgt en totalrådgiver.
- Bygherrerådgivere, tidsplan og proces
▪ Der er frist for tilbud på bygherrerådgiveren d. 17. maj 2023. Herefter vil de indkomne tilbud blive evalueret.
▪ HAU vil blive orienteret om resultatet pr. mail medio juni.

Næste fase:

Totalrådgivers første opgave er en tilpasning af projektet. Her gennemgås projektet, for at kvalitetssikre tidsplan, projektøkonomi og de valgte løsninger. Evt. risici afdækkes og minimeres. Rådgiver kommes med forslag til ændring, forbedring og mulig projektoptimering, hvorefter projektmateriale revideres.
Ultimo 2023 skal HAU tage stilling til det revideret projektmateriale, og anbefaler, hvad Kommunalbestyrelsen skal beslutte om projektets omfang, kvalitet, økonomi og tid.
Dagsorden

4. Økonomi
Status på projektøkonomi
Udgiften til udskiftning af flydebroer ligger under oprindeligt budget.
Udgift til juridisk bistand fra Stæhr Schütze Ingemann Advokatanpartsselskab Holdes inden for det afsatte budget
Havnebestyrelsen har nikket til, at renten følger det aktuelle renteniveau, og ikke fastfrosset på niveauet fra da aftalen blev indgået mellem Havnebestyrelsen og Kommunalbestyrelsen Det indebærer at fordelingsnøglen med 1/3 til havnen og 2/3 til kommunen fastholdes. Det er en forudsætning for havnebestyrelsen, at havnens 3 basiskriterier overholdes. Ændringen besluttes i Kommunalbestyrelsen.
5. Kommunikation
Der er udsendt en pressemeddelelse om at flydebroerne er færdige.
Der udsendes en pressemeddelelse om valg af rådgiver og de næste skridt, herunder granskning og kvalitetssikring af projektet.
Det er vigtigt at informere borgere om processen og tidsplanen i meget forenklet form. Morten og Jørgen er afsender på vegne af HAU. Pressemeddelelse skal sendes til orientering til HAU dagen inden den sendes ud.
Der ønskes en meget enkel grafisk principskitse (4-5 hovedaktiviteter) for, hvor projektet er i processen. Den lægges på hjemmesiden og fremgår af pressemeddelelsen.
6. Eventuelt
Det understreges, at det er vigtigt, at erhvervslivet bliver hørt ligesom øvrige interessenter på havnen og at der bliver taget behørigt hensyn til alle interessenter i anlægsfasen.
7. Afslutning v. Jørgen
Afrunding og opsamling

Emne:    Udvikling af Rungsted Havn, 8. Havneudviklingsudvalgsmøde

Deltagere:

Jørgen Thorsell, formand og havnebestyrelsesmedlem
René Van Laer, havnebestyrelsesmedlem  
Knud Nordby, havnebestyrelsesmedlem
Morten Slotved, borgmester og kommunalbestyrelsesmedlem
Thorkild Gruelund, kommunalbestyrelsesmedlem
Henrik Klitgaard, kommunalbestyrelsesmedlem
Otto B. Christiansen, havnebestyrelsesmedlem
Pernille Halberg Salamon, kommunaldirektør
Erling Madsen, havnebestyrelsesmedlem  
Ann Lindgren Lindhardt, kommunalbestyrelsesmedlem
Caroline Victoria Christensen, kommunalbestyrelsesmedlem
Lise Kloster Bro, programleder /sekretær  
Louise Hvingtoft Hansen, Projektleder 
Andreas Møllenborg, Projektleder

Deltager ud over HAU medlemmerne:
Rune Munch Christensen, Leder af Vej og Park
Anders U. Söderberg, Havnechef

Dagsorden

1.    Velkommen v. Jørgen 
2.    Godkendelse af referat fra forrige HAU møde v. Jørgen
3.    Personalenyt
4.    Hvor er vi i processen? 
a.    Status på udbud (herunder tidsplan, proces og kommunikation)
b.    Status på flydebroer 
c.    Status på havvandsvarmepumpe
5.    Økonomi
a.    Status på programøkonomi
b.    Konsekvenser af øgede renter og prisfremskrivning for budgettet. 
6.    Kommunikation
a.    Flydebroer, åbning og presse.
7.    Afrunding og opsamling på kernebudskaber fra pågældende HAU møde (Herunder bl.a. evt. hvem skal orienteres om hvad på hvilken måde?) v. Jørgen
8.    Evt. 

Bilag: 

Bilag 1 Referat fra 7. HAU

Referat

1.    -
2.    Referat fra 7. HAU godkendt
3.    Personalenyt. 
Lise har fået nyt arbejde og stopper som programleder d. 31. marts. Andreas Møllenborg og Louise Hvingtoft Hansen bliver nye programledere/projektledere for Udviklingen af Rungsted Havn. Formålet med duoprojektledelsen er at sikre robusthed i projektet. Louise er allerede ansat i Vej og Park, og Andreas startede d. 16. marts. Lise når således at overdrage programledelsen til Andreas og Louise inden hun stopper ved udgangen af marts.
4.    Hvor er vi i processen? 
a.    Udbudsprocessen for rådgivere (totalrådgiver og bygherrerådgiver) kører planmæssigt. Rådgiverudbud og kontraktindgåelse forventes afsluttet medio juni. Lokalplanprocessen skydes lidt, men uden betydning for projektets samlede fremdrift.
b.    Flydebroerne forventes færdiggjort til tiden og lidt under budgetteret. 
c.    Havvandsvarmepumpe. Forundersøgelser i form af tekniske vurderinger og businesscase pågår. Igangsat af Norfors, der har ansvaret for fjernvarmeudrulning. 
5.    Økonomi
a.    Programøkonomien er som planlagt
b.    Havnebestyrelsen vender problematikken med nuværende renteniveau og vender tilbage. 
6.    Kommunikation
a.    I forbindelse med færdiggørelse af flydebroerne sendes en pressemeddelelse ud omkring delprojektet set i lyset af det samlede projekt. Der holdes ikke en fysisk åbning. Obs. pressemeddelelsen skal også sendes direkte ud til HAU medlemmerne (særligt havnebestyrelsen) så de kan distribuere ud i deres respektive netværk. 
7.    -
8.    -

Emne:    Udvikling af Rungsted Havn, 6. Havneudviklingsudvalgsmøde

Deltagere:

Jørgen Thorsell, formand og havnebestyrelsesmedlem
René Van Laer, havnebestyrelsesmedlem  
Knud Nordby, havnebestyrelsesmedlem
Morten Slotved, borgmester og kommunalbestyrelsesmedlem
Thorkild Gruelund, kommunalbestyrelsesmedlem
Henrik Klitgaard, kommunalbestyrelsesmedlem
Otto B. Christiansen, havnebestyrelsesmedlem
Pernille Halberg Salamon, kommunaldirektør
Erling Madsen, havnebestyrelsesmedlem  
Ann Lindgren Lindhardt, kommunalbestyrelsesmedlem
Caroline Victoria Christensen, kommunalbestyrelsesmedlem
Lise Kloster Bro, programleder /sekretær  

Deltager ud over HAU medlemmerne:
Rune Munch Christensen, Leder af Vej og Park
Anders U. Söderberg, Havnechef

Dagsorden: 

1.    Velkommen v. Jørgen
2.    Godkendelse af referat fra forrige HAU møde v. Jørgen
3.    Hvor er vi i processen? – Milepælsplan V. Lise
4.    Hvad er afsættet for det videre arbejde? V. Morten og Pernille
5.    Bæredygtighed. Havvandsvarmepumpe, (fjernvarmeplanen) V. Morten
6.    Økonomi, status V. Lise
7.    Kommunikation: Ny planche til Havnen v. Anders
8.    Forslag til ny møderække v. Lise
9.    Afrunding og opsamling på kernebudskaber fra pågældende HAU møde (Herunder bl.a. evt. hvem skal orienteres om hvad på hvilken måde?) v. Jørgen
10.    Evt. 

Bilag:

Bilag 1 Referat fra 5. HAU
Bilag 2 Milepælsplan

Referat:

1.    –
2.    Referat fra forrige HAU møde godkendt.
3.    Status på flydebroerne. Det kører som det skal og de nye flydebroer kommer til januar.
Milepælsplan gennemgået.
4.    Der er fortsat politisk enighed om opbakning til havneprojektet. 
5.    HAU godkender at der opstartes en dialog med Norfors omkring havvandsvarmepumpe med henblik på at afklare perspektiverne i det for hhv. havnen og Norfors. Målet er, at også de omkringliggende kvarterer varmeforsynes fra havnen, hvis det er muligt og kan indplaceres hensigtsmæssigt. Havnebestyrelsen drøfter spørgsmålet snarest på et bestyrelsesmøde, så bestyrelsens opbakning kan afdækkes. Møde med Norfors sættes op hurtigst muligt.
6.    Projektøkonomien er på spore og holdes indenfor vedtaget budget. Der skal kommunikeres ud omkring pristalsregulering af det totale budget hver år. Så det er tydeligt at den totale byggesum justeres hvert år pga. indeksregulering og ikke fordi projektøkonomien skrider. 
7.    Der kommer ny planche op på havnen, evt. opgraderet med små grafikker ved milepælene.
8.    Kommende møderækker for HAU sættes op hver 2-3. md. Hhv. jan. marts., maj, aug. okt., dec. Specifikke mødedatoer meldes ud snarest. 
9.    Pressemeddelelse omkring udbud sendes ud snarest.
10.    Evt. Der ønskes afklaring omkring evt. kystsikring syd for havnen. Administrationen noterer ønsket.

Emne:    Udvikling af Rungsted Havn, 5. Havneudviklingsudvalgsmøde

Deltagere:

Jørgen Thorsell, formand og havnebestyrelsesmedlem
René Van Laer, havnebestyrelsesmedlem  
Knud Nordby, havnebestyrelsesmedlem
Morten Slotved, borgmester og kommunalbestyrelsesmedlem
Thorkild Gruelund, kommunalbestyrelsesmedlem
Henrik Klitgaard, kommunalbestyrelsesmedlem
Otto B. Christiansen, havnebestyrelsesmedlem
Pernille Halberg Salamon, kommunaldirektør
Lise Kloster Bro, programleder /sekretær  

Deltager ud over HAUmedlemmerne:
Rune Munch Christensen, Leder af Vej og Park
Emil Schütze, Partner SSI Advokater

Fraværende:    
Erling Madsen, havnebestyrelsesmedlem  
Anders U. Söderberg, Havnechef
Ann Lindgren Lindhardt, kommunalbestyrelsesmedlem
Caroline Victoria Christensen,kommunalbestyrelsesmedlem

Dagsorden 

1.    Velkommen v. Jørgen
2.    Godkendelse af referat fra forrige HAU møde v. Jørgen
3.    Hvor er vi i processen med flydebroerne? v. Anders
4.    Beslutningspunkt: Indstilling til godkendelse af udbudsstrategi for udvikling af Rungsted Havn. V. Emil Schütze, SSI Advokater 
5.    Tidsplan for rådgiverudbud v. Lise
6.    Evt. 
7.    Afrunding og opsamling på kernebudskaber fra pågældende HAUmøde (Herunder bl.a. evt. hvem skal orienteres om hvad på hvilken måde?) v. Jørgen

Bilag: 

Bilag 1 Notat vedr. udbudsstrategi for Rungsted Havn
Bilag 2 Indstilling af udbudsstrategi for udvikling af Rungsted Havn
Bilag 3 Referat fra 4. HAU

Beslutningsreferat

Pkt. 2. Referat fra HAUmøde 24.08.22 godkendt

Pkt. 4. Beslutning: 
Havneudviklingsudvalget indstiller over for Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen at godkende:
1)    At udbud af totalrådgiverydelse og bygherrerådgiverydelse igangsættes som begrænset udbud
2)    At udvælgelses- og tildelingskriterier for totalrådgiver er som nævnt i sagsfremstillingen bilag 1 og 2
3)    At udvælgelses- og tildelingskriterier for bygherrerådgiver er som nævnt i sagsfremstillingen bilag 1 og 2

Pkt. 6. Evt. 
-    Pernille orienterede omkring budgetforhandlingerne. 
-    Der skal være endnu mere kommunikation omkring at havneprojektet er aktivt i forberedelsesfasen. 
-    Kommuniker skriftligt ud til restauranterne, hvornår de kan forvente hvad. 
-    Nyt punkt til dagsorden fremadrettet. Status på forbrugte midler.

Pkt. 7. Kernebudskaber:  
Der udarbejdes en pressemeddelelse om igangsætning af EU-udbud og at der forventes at der blive valgt rådgiver til juni og et justeret budget og procesplan ligger klar til november. KB og Havnebestyrelsen sættes CC på pressemeddelelsen. Pressemeddelelse er under udarbejdelse.

Emne: Udvikling af Rungsted Havn, 4. Havneudviklingsudvalgsmøde

Deltagere:

Jørgen Thorsell, formand og havnebestyrelsesmedlem
René Van Laer, havnebestyrelsesmedlem  
Morten Slotved, borgmester og kommunalbestyrelsesmedlem
Thorkild Gruelund, kommunalbestyrelsesmedlem
Henrik Klitgaard, kommunalbestyrelsesmedlem
Caroline Victoria Christensen, kommunalbestyrelsesmedlem
Otto B. Christiansen, havnebestyrelsesmedlem
Erling Madsen, havnebestyrelsesmedlem  
Ann Lindgren Lindhardt, kommunalbestyrelsesmedlem
Pernille Halberg Salamon, kommunaldirektør
Lise Kloster Bro, programleder /sekretær  

Deltager ud over HAUmedlemmerne:
Anders U. Söderberg, Havnechef
Rune Munch Christensen, Leder af Vej og Park
Maria Alsted Stuhr, Kommunikationsmedarbejder

Fraværende:

Knud Nordby, havnebestyrelsesmedlem 

Dagsorden 

1.    Velkommen v. Jørgen
2.    Godkendelse af referat fra forrige HAU møde v. Jørgen
3.    Recap. - Succeskriterier og leveregler v. Jørgen
4.    Hvor er vi i processen? v. Lise
5.    Beslutningspunkt: Hvordan finansieres den forventede merudgift på flydebroerne? V. Jørgen
6.    Beslutningspunkt: Håndtering af økonomi i projektet fremover. V. Jørgen
7.    Opsamling på kommunikationsstrategi v. Maria
8.    Evt. 
9.    Afrunding og opsamling på kernebudskaber fra pågældende HAUmøde (Herunder bl.a. evt. hvem skal orienteres om hvad på hvilken måde?) v. Jørgen

Bilag: 

Bilag 1 Referat fra HAU møde 13.06.22
Bilag 3a version2 Budgetuddybning for udskiftning af flydebroer (obs. priser fortrolige pga. udbudsproces)
Bilag 2 Kommunikationsstrategi

Beslutningsreferat

Pkt. 2. Referat fra HAUmøde 13.06.22 godkendt

Pkt. 5. Beslutning: Den forventede merudgift på udskiftning af flydebroer finansieres af Havnen. Havnebestyrelsen orienterer HAU omkring hvordan de finder finansieringen. 

Pkt. 6. Beslutning: Håndtering af økonomi i projektet fremover afventer at der er indgået kontrakt med rådgiver (EUudbud). Dette forventes at tage op til 10mdr.   

Pkt. 9. Kernebudskaber: 
Pressemeddelelse ud efter d. 19. sept. 
Hovedindhold: Moderniseringen af Havnen skydes i gang med fornyelse af flydebroer. 

Emne: Udvikling af Rungsted Havn, 2. Havneudviklingsudvalgsmøde

Deltagere:

Jørgen Thorsell, formand og havnebestyrelsesmedlem
René Van Laer, havnebestyrelsesmedlem  
Knud Nordby, havnebestyrelsesmedlem
Morten Slotved, borgmester og kommunalbestyrelsesmedlem
Thorkild Gruelund, kommunalbestyrelsesmedlem
Henrik Klitgaard, kommunalbestyrelsesmedlem
Jacob Schulze, kommunalbestyrelsesmedlem, substitut for Ann
Caroline Victoria Christensen, kommunalbestyrelsesmedlem
Pernille Halberg Salamon, kommunaldirektør
Lise Kloster Bro, programleder /sekretær  

Deltager ud over HAUmedlemmerne:
Anders U. Söderberg, Havnechef
Rune Munch Christensen, Leder af Vej og Park

 
Fraværende:

Otto B. Christiansen, havnebestyrelsesmedlem
Erling Madsen, havnebestyrelsesmedlem  
Ann Lindgren Lindhardt, kommunalbestyrelsesmedlem
 

Dagsorden

1.    Velkommen v. Jørgen
2.    Godkendelse af referat fra forrige HAU møde v. Jørgen
3.    Opsamling på succeskriterier lavet på 2. HAU-møde. v. Jørgen
4.    Hvor er vi i processen. v. Lise
5.    Indstilling til fremrykning af flydebroer til 2023 v. Anders
6.    Kommunikationsstrategi v. Maria
7.    Evt.
8.    Afrunding v. Jørgen

Bilag: 

Bilag 1. Referat fra HAU møde 23.05.22
Bilag 2. Opsamling på succeskriterier
Bilag 3. Dagsordenspunkt – fremrykning af anlæg
Bilag 3a. Budgetspecifikationer på udskiftning af flydebroer
Bilag 3b. Flydebroernes tilstand
Bilag 4 Kommunikationsstrategi

Referat:

2. Referat godkendt fra 2. HAU-møde. 
Følgende tilføjes: 
-    At suppleanter udpeges ved aktualitet 
-    At der arbejdes på at finde en evt. platform, hvor HAU materiale kan tilgås fra.

3. Opsamling på succeskriterier godkendt.

5. Indstilling til fremrykning af flydebroer til 2023 godkendt. Sendes videre med indstilling til godkendelse i ØU – KB og til kommentering i Havnebestyrelsen. Justering til bilag 3a eftersendt 13.06.22. 
Finansiering af merudgiften til flydebroer drøftes på næst kommende HAUmøde.  

6. Indkomne ideer medtages i den fremadrettede kommunikationsstrategi  

Kernebudskaber fra 3. HAUmøde: 
-    Nu er vi i gang – udskiftning af flydebroer, forår 2023 (Økonomisk ansvarlighed) OBS. Kommunikér først ud efter KB 29.aug. Der laves presse på det. 
-    Kommunikation over sommeren: 
Gennem stafetkommunikation giver vi stemmerne på havnen plads i fortællingen om havnen som et åndehul med masser af liv og livskvalitet for alle på, i og ved vandet. Historierne skal synliggøre og anerkende havnens ånd i dag og visionen for fremtiden. Formidlingen foregår med tekst og billede eller endnu bedre via video. Historierne publicerer vi med et billede som artikel på BorgerLab, i pressen og sociale medier. Stafetten starter hos Havnechef, Anders Søderberg, som giver stafetten videre til en anden ildsjæl, som er med til at gøre Rungsted Havn til noget særligt, og som er med til at definere havnens ånd.
Spørgeramme til stafetkommunikation
•    Fortæl med dine egne ord om hvad Rungsted Havn betyder for dig
•    Fortæl med dine egne ord om din drøm med havneprojektet – livet på, ved og i vandet
•    Fortæl om et element i udviklingsplanen, som du er særligt begejstret for.
Infoplancher er sat op på havnen.
-    Proces: 
Udbudsstrategi og vurderingskriterier for rådgiver drøftes på havneudviklingsudvalgsmøde d. 29.november.
-    Økonomi: 
Vi forholder os til det og skal lægge en plan for håndtering af det til aug. 

På næst kommende HAU møde d. 24. august drøftes evt. konsekvens af prisstigninger på anlæg på markedet og forholdet til anlægsloftet. Herunder principperne for fordelingen af merudgifter hos Havnen og Kommunen. 

7. Eventuelt 
Dagsordner fremover skal rumme følgende punkter:
- Økonomi
- Kernebudskaber fra pågældende HAUmøde

Emne: Udvikling af Rungsted Havn, 2. Havneudviklingsudvalgsmøde

Deltagere:

Jørgen Thorsell, formand og havnebestyrelsesmedlem
René Van Laer, havnebestyrelsesmedlem  
Knud Nordby, havnebestyrelsesmedlem
Morten Slotved, borgmester og kommunalbestyrelsesmedlem
Thorkild Gruelund, kommunalbestyrelsesmedlem
Henrik Klitgaard, kommunalbestyrelsesmedlem
Jacob Schulze, kommunalbestyrelsesmedlem, substitut for Ann
Caroline Victoria Christensen, kommunalbestyrelsesmedlem
Pernille Halberg Salamon, kommunaldirektør
Lise Kloster Bro, programleder /sekretær  

Deltager ud over HAUmedlemmerne:
Anders U. Söderberg, Havnechef
Rune Munch Christensen, Leder af Vej og Park

Fraværende:

Dagsorden: 

Bilag: 

Referat

Emne: Udvikling af Rungsted Havn, 1. Havneudviklingsudvalgsmøde

Deltagere:

Jørgen Thorsell, formand og havnebestyrelsesmedlem
Otto B. Christiansen, havnebestyrelsesmedlem 
René Van Laer, havnebestyrelsesmedlem  
Erling Madsen, havnebestyrelsesmedlem  
Knud Nordby, havnebestyrelsesmedlem
Morten Slotved, borgmester og kommunalbestyrelsesmedlem
Thorkild Gruelund, kommunalbestyrelsesmedlem
Henrik Klitgaard, kommunalbestyrelsesmedlem
Ann Lindgren Lindhardt, kommunalbestyrelsesmedlem
Caroline Victoria Christensen, kommunalbestyrelsesmedlem
Pernille Halberg Salamon, kommunaldirektør
Lise Kloster Bro, programleder /sekretær  

Deltager på 1. havneudviklingsudvalgsmøde:
Anders U. Söderberg, Havnechef
Rune Munch Christensen, Leder af Vej og Park

Fraværende:

Dagsorden

1.    Velkomst v. Jørgen
2.    Medlemmerne af havneudviklingsudvalget præsenterer sig selv og forventningerne til arbejdet i udvalget v. Jørgen
3.    Præsentation af kommissorium og organisering af projektet v. Jørgen
4.    Hvordan spiller vi godt sammen? v. Lise
5.    Præsentation af den politisk vedtagne ideskitse, økonomi og proces for udvikling af Rungsted Havn v. Pernille og Anders
6.    Hvor er vi i processen nu? v. Lise
7.    Afrunding, kommende arbejdsopgaver og fremadrettede møder v. Jørgen
8.    Fælles gruppebillede af havneudviklingsudvalget til efterfølgende kommunikation og presse v. Lise

Baggrundsmateriale t.o.:

Link til ideskitsematerialet (Bilag1) Dødt link da borgerlab er lukket.

Link til kommissorium (Bilag 2)
Referat fra den 28. marts 2022 - Kommunalbestyrelsen

Referat:

På havneudviklingsudvalgets første møde blev der ikke truffet nogle beslutninger.